Rechtssichere E-Mail-Archivierung

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Rechtssichere E-Mail-Archivierung für alle Firmengrößen

SX-MailArchive ist eine Komplettlösung aus Hardware, Betriebssystem und vorinstallierter E-Mail Archivierungssoftware. Die Integration in bestehende Netzwerkumgebungen ist schnell und einfach möglich. Die Verarbeitung und Speicherung der E-Mails erfolgt volltextindiziert und nach den Vorgaben der DSGVO und GoBD.
Die einfache Bedienung für Systemadministratoren und Anwender steht im Vordergrund. Durch die integrierte Wortliste werden geschäftsrelevante E-Mails markiert, sodass z.B. ein Prüfer vom Finanzamt nur diejenigen E-Mails zu sehen bekommt, die er für seine Arbeit benötigt.

  • Installation mit E-Mail-Server

    Bei der Installation des SX-MailArchive werden keine wesentlichen Änderungen an Ihrem E-Mail-Server notwendig. Lediglich ein Archivpostfach in dem alle ein- und ausgehenden und internen E-Mails gespeichert werden, ist anzulegen.
    SX-MailArchive holt diese E-Mails via IMAP oder POP3 regelmäßig ab, verarbeitet sie und löscht sie danach aus dem Sammelpostfach.
    Dieses Vorgehen erlaubt das Zusammenspiel mit beliebigen Mailservern wie z.B. Microsoft Exchange Server, Microsoft Office 365, Tobit, Kerio, Linux Mailserver usw.

  • Zugriff auf das Archiv
    • Zugriff der Benutzer per Webbrowser, daher ist keine Client-Installationen/Update/Upgrades notwendig
    • Intuitive und leicht verständliche Benutzeroberfläche
    • Suche und Wiederherstellung archivierter E-Mails und Anlagen
    • Volltextsuche (E-Mails, Anhänge), sowie verfeinerte Suche (nach Absender, Empfänger, Betreff, Volltext, Versandzeitpunkt…)
    • Schlagwort durchsuchbare Datei-Formate: E-Mail, Text, Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Powerpoint, Rich Text Format, Adobe PDF, HTML
    • 4-Augen-Prinzip (Administrator und Datenschutzbeauftragter müssen sich gleichzeitig am System anmelden, um Einsicht zu erhalten)
    • Zugriffs-Log nur im 4-Augen-Prinzip mit Datenschutzbeauftragtem
    • Zugriff auf die archivierten Daten nur durch den User selbst oder über 4-Augen-Prinzip
    • Möglichkeit im Rahmen von E-Discovery-Szenarien den gesamten E-Mail-Bestand im 4-Augen-Prinzip zu durchsuchen
    • Steuerprüfer erhält auf Anforderung Zugriff auf GoBD relevante E-Mails (Auditor-Zugriff)
    • LDAP/ADS- Anbindung oder manuelle Benutzerkonfiguration möglich
    • Postsammelfächer können einzelnen Benutzern zusätzlich zugewiesen werden
    • Vertreter können von Benutzern festgelegt werden
    • Zugriff auf E-Mails ausgeschiedener Mitarbeiter kann ggf. durch den Administrator auf autorisierte Nachfolger gewährt werden
    • Zeitnahes Entfernen von E-Mails möglich, wenn sie aufgrund bestimmter Anforderung (z.B. DSGVO) entfernt werden müssen. Zur Sicherstellung, dass nicht manipuliert oder versehentlich gelöscht wird, erfolgt die endgültige Löschung im 4-Augen-Prinzip
  • Filtermöglichkeiten
    • Nicht relevante E-Mails (z.B. CTI Meldungen/Scanner-/Drucker-E-Mails…) können ausgefiltert werden.
    • Automatisierte und manuelle Kennzeichnung von GoBD relevanten E-Mails nach erweiterbarer Stichwortliste
    • Filtern von privaten E-Mails automatisch oder manuell durch den User
    • Integrierter Virus- und Spamfilter (nur im Relaymodus)
  • Rechtssicherheit
    • Einhaltung der rechtlichen Anforderungen der GoBD
    • Datenschutzgerechte E-Mail-Archivierung nach DSGVO möglich
    • Beweisfähigkeit bei Rechtsstreitigkeiten möglich
    • Hashwert Erstellung zur Prüfung der Echtheit archivierter E-Mails und zur manipulationssicheren Archivierung
    • Rollenbasierte Rechteverwaltung
  • Administration
    • Webbasierte Administrationsoberfläche
    • Übersichtliche Verwaltung
    • Ausgefeiltes 4-Augen-Prinzip schützt Systemadministratoren vor ungerechtfertigten Vorwürfen bzgl. Zugriff auf E-Mail-Inhalte
    • Automatische Updates per Mausklick
    • Integrierte Backup-Funktionalität
    • Integrierte Restore-Funktionalität
    • Langfristige Unabhängigkeit durch integrierte Export-/Import-Funktionalität
    • Einfache Inbetriebnahme für Kunden aller Größen und Branchen
  • Speicherung
    • Integrierte Speicherung auf vorinstalliertem Datenbanksystem MariaDB.
    • Integrierte Backup-Funktion durch eine externe Sicherung des Archives, Konfiguration und Datenbanken auf Windowsfreigabe (Samba) oder NFS mit NFS-Freigabe
    • Mit der Funktion Datenexport können E-Mails aus dem System auf ein angeschlossenes Netzwerklaufwerk exportiert werden. Nach dem Export können wahlweise auch die exportierten Daten im Archivsystem gelöscht werden, um Speicherplatz zu gewinnen. Die exportierten Daten lassen sich später jederzeit wieder über die Funktion „Reimport“ importieren
    • Hardware Appliance optional mit Festplatten-Verbund im RAID-Level 1.
  • Sonstiges
    • Nacharchivierung durch Import bestehender EML-/PST-Files möglich
    • Alle E-Mails, außer ggf. BCC-E-Mails (wenn der Header nicht auslesbar ist) werden archiviert.
    • Steuerprüfer erhält auf Anforderung nur Zugriff auf GoBD relevante E-Mails.
    • Ausnahmen können definiert werden
    • Bei Ausfall des Mailservers sind alle archivierten E-Mails weiterhin verfügbar
    • Speicheroptimierte Archivierung (ZIP-Komprimiert und Passwortverschlüsselt)
    • LDAP/ADS-Authentifizierung oder lokale Authentifizierung
    • IDEA-Export zur Auswertung für externe Prüfer
    • Gleichzeitige Lizenzierung für unterschiedliche Domains derselben Firma (z.B. meinefirma.de, meine-firma.de, diesefirma.de)
    • Software-Updates inkl. Telefonsupport
    • Integriertes Betriebssystem auf Linuxbasis
    • Integriertes Datenbanksystem mit MariaDB
Was ist SX-MailArchiv?

SX-MailArchive ist eine Komplettlösung aus Hardware, Betriebssystem und vorinstallierter E-Mail-Archivierungssoftware.

Warum rechtskonforme E-Mail-Archivierung?
E-Mail-Archivierung ist Pflicht

E-Mail-Kommunikation wird gesetzlich mittlerweile genauso behandelt wie Briefpost. Daher gelten auch hier die entsprechenden Vorschriften, etwa bezüglich Postgeheimnis, Datenschutz und Buchführungspflicht.
Vorgänge wie Aufbewahren, Löschen und Wiederherstellen von E-Mails müssen allerdings nicht nur gesetzlichen Vorschriften entsprechen. Immer häufiger werden sie auch zu einem unternehmenskritischen Prozess. Unternehmen wollen und müssen beweisfähig sein!
Die gesetzlichen Vorgaben für die Archivierung von E-Mails sind eindeutig. Sie finden sich wieder in der Zivilrechts- und Schuldrechtsreform im Jahre 2002, den Änderungen des Signatur- und des Umsatzsteuergesetzes sowie der Abgabenordnung (AO), vor allem aber in den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).
Eine steuerlich und geschäftlich relevante E-Mail muss demnach wie ein Papierdokument aufbewahrt werden – in der Regel also zwischen 6 und 10 Jahren.

Herausforderung Rechtssicherheit

Auf der einen Seite fordert das deutsche Datenschutzgesetz einen sensiblen Umgang mit E-Mails, die an Mitarbeiter zugestellt werden. Auf der anderen Seite erfordern sowohl die Aufbewahrungsfristen der Steuergesetze als auch des Handelsgesetzbuches die langfristige, unveränderbare Aufbewahrung und Zuordnung zu einzelnen Vorgängen von steuerrelevanten Daten. Die Geschäftsführung kann für die Sicherheit der betriebswichtigen Daten und Systeme persönlich haftbar gemacht werden. Eine geordnete und jederzeit verfügbare Aufbewahrung der elektronischen Geschäftspost ist also auch aus Gründen der strategischen Rechtssicherheit unabdingbar, insbesondere, um das Unternehmen für eine etwaige juristische Auseinandersetzung beweisrechtlich abzusichern. In allen Unternehmen sind E-Mails geschäftskritische Informationsträger und müssen daher aktiv vor Datenverlust und Manipulation geschützt werden, immer unter Beachtung der gesetzlichen Anforderungen.
 Die E-Mail Kommunikation ist zudem eine der wenigen „prüfbaren“ und „nachvollziehbaren“ schriftlichen Kommunikationsmittel innerhalb des Unternehmens. Wie bei der Brief- oder Faxkommunikation werden auch per E-Mail geschäfts- und steuerrelevante Informationen empfangen und versandt. Der sichere Umgang mit diesem Informations- und Datenfluss ist daher die erste und wichtigste Herausforderung für jeden Geschäftsführer und Unternehmer.

Rechtskonforme und datenschutzgerechte E-Mail Archivierung

Mit SX-MailArchive können alle zurzeit gültigen gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt werden, ebenso die Datenschutzbestimmungen. Ob eine Betriebsvereinbarung vorhanden ist oder nicht, mit der E-Mail-Archivierung von XnetSolutions können die Anforderungen über den Standard hinaus auch individuell angepasst werden.
 Alle Nachrichten werden verschlüsselt abgelegt. Sie sind während des Aufbewahrungszeitraums unveränderbar und vor unbefugtem Zugriff geschützt. Gemäß rechtlich geltenden Aufbewahrungsfristen sind sie darüber hinaus auch nicht löschbar. Der Zugang zum System erfolgt nach dem Vier-Augen-Prinzip. Sämtliche Zugriffe und Suchabfragen werden protokolliert. SX-MailArchive archiviert sowohl ein- als auch ausgehende E-Mails nach Schlüsselwörtern. Dabei werden zum Beispiel steuerrelevante E-Mails automatisch erkannt und gesondert im Archiv gekennzeichnet. Bei einer Steuerprüfung werden somit auch nur die steuerrelevanten E-Mails an die prüfende Behörde weitergegeben. Unterstützt wird dieser Vorgang durch die integrierte IDEA-Schnittstelle. Die Schlüsselwort-Liste wird vorkonfiguriert geliefert und kann per Web-Oberfläche vom Kunden individuell administriert und erweitert werden. Der modulare Aufbau von SX-MailArchive ermöglicht optional weitere Filterkriterien.

E-Mails blitzschnell finden und wiederherstellen

Dank der komfortablen und leistungsstarken Suchfunktionen lassen sich aufbewahrte E-Mails auch aus großen E-Mail Volumina binnen Sekundenbruchteilen auffinden und bei Bedarf rasch wiederherstellen. Hilfreich ist hier beispielsweise die Volltextsuche auch innerhalb von Anhängen. Die Suche erfolgt dabei ausschließlich innerhalb der SX-MailArchive und belastet somit nicht den Mailserver.

Datenschutz und Datensicherheit

Den Anforderungen des Datenschutzes wird SX-MailArchive durch den Einsatz der Verschlüsselung mit Prüfsumme und Passwortschutz gerecht. Die erstellten Archive können ausschließlich von ihren Besitzern eingesehen werden. Das 4-Augen-Prinzip und die klare Rollenverteilung schützt die Daten vor dem ungewollten Zugriff Dritter. Daten können somit weder verändert noch manipuliert werden. Die gesamte E-Mail-Kommunikation ist für autorisierte Personen jederzeit transparent und nachvollziehbar. Viele „typische“ Probleme gehören mit SX-MailArchive der Vergangenheit an, etwa Verluste durch unvorsichtiges Löschen, Systemwechsel oder das Entfernen ganzer Postfächer beim Ausscheiden eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen.

  • Wie ermittle ich eine LDAP-Base?

    Im Verwaltungsprogramm „Active Directory-Benutzer und -Computer“ (ADUC) gibt es keine Möglichkeit, den LDAP-Pfad zu vorhandenen Objekten anzuzeigen. Ein LDAP-Pfad (auch „Distinguished Name“ oder „DN“) beschreibt eindeutig die Position eines Objekts in der Verzeichnishierarchie.
    CN steht für „Common Name“ und bezeichnet den allgemeinen Objektnamen innerhalb des jeweiligen Ordners. OU ist bei Microsoft die „Organizational Unit“, also der ADS-Ordner. DC ist die Domain Component (und nicht etwa der Domänencontroller), wohinter sich jeweils ein Abschnitt des DNS-Namens verbirgt, den die Domäne trägt.

    Mit Windows-Bordmitteln kann man diesen Pfad leider nicht anzeigen. Ein Workaround ist das folgende Vorgehen:

    • Einschalten der Erweiterten Ansicht (Ansicht/ Erweiterte Funktionen bzw. Erweiterte Features)
    • Aufrufen des Eigenschaften-Fensters für das gesuchte Objekt per Doppelklick oder Rechtsklick
    • Aufruf der Registerkarte „Attribut-Editor“
    • Das Attribut „distinguishedName“ suchen. Dort steht nun der LDAP Name des Objekts

    Alternativ:
    Der Wert kann unter Microsoft Exchange Server 2003 mit dem Programm ldifde.exe ermittelt werden.

    cmd: ldifde -s <ipadresse-der-ADS> -f c:\dateiname.txt

    Alternativ kann diese Ermittlung der LDAP-Base mit Hilfe des ADSI-Editors (Tools installieren) unter Programme/Verwaltung… .. erfolgen.
    Der ermittelte Wert sieht z.B. so aus:

    OU=users,DC=sx-mailarchive,DC=de

    Hinweis:

    Um eine schnelle LDAP-Suche zu gewährleisten, sollte der Container direkt über den Usern genommen werden und nicht die alleroberste Ebene!

  • Wie oft wird eine E-Mail archiviert?

    Wenn eine Nachricht an z.B. 10 Mitarbeiter geht, die im An- oder CC-Feld eingetragen sind, dann wird hierbei nur eine E-Mail samt Anhang im Archiv abgelegt.
    Wenn ein Nachricht zweimal, zu unterschiedlichen Zeitpunkten ankommt, dann wird sie auch zweimal archiviert (auch wenn der Inhalt identisch wäre!).

  • Wieviel Speicherplatz wird benötigt?
    • Diese Frage ist nicht eindeutig zu beantworten, da Sie abhängig ist von der Anzahl der vorhandenen Postfächer, E-Mail-Größe und Anzahl der E-Mails. Dies kann stark differieren.
    • Ein erster Anhaltspunkt wäre die Überprüfung der Datenbankgröße des bisherigen E-Mailservers. Diesen Wert müsste man dann ins Verhältnis zu seinem Alter setzen, wobei die Anzahl der E-Mails in den letzten Jahren progressiv stieg.
    • Unsere Erfahrungen liegen derzeit bei einer Größe von 0,6 – 1 GB pro Postfach pro Jahr.
  • Belastet SPAM das Archiv in besonderem Maße?

    SPAM Größe: 5 KB
    Anzahl SPAM pro Tag: 10
    Summe SPAMs pro Jahr: 17,82 MB
    Summe SPAMs in 10 Jahren: 178,22 MB
    Anzahl Postfächer: 100
    Summe SPAMs pro Jahr: 1,74 GB
    Summe SPAMs in 10 Jahren: 17,4 GB
    Anteil an einer 1 TB-Festplatte in 10 Jahren: 1,7 %

    Fazit:

    Bei einem Festplatten-Preis von ca. 100,00 Euro pro Terraybyte Festplattenplatz entsprechen 1,7%, 1 Euro und 70 Cent in 10 Jahren.

    Hinweis:

    Zusätzlich werden E-Mails in SX-MailArchive komprimiert abgelegt.

  • Welche Benutzerlizenzen / Mindestbestellmengen gibt es?

    Für jeden Benutzer, dessen E-Mails archiviert werden, muss eine Benutzerlizenz erworben werden. Besitzt ein Benutzer mehrere Postfächer (sog. Aliase), so können diese ohne eine Erweiterung der Lizenz für den Benutzer archiviert werden.
    Wir unterscheiden bei den Appliances mit Benutzern von
    bis zu 10
    bis zu 25
    bis zu 50
    bis zu 100
    bis zu 250
    bis zu 500
    bis zu 1000

  • Wie wird die Anzahl benötigter Benutzerlizenzen ermittelt?

    Grundsatz: Die Postfächer, die lizenzrelevant sind, errechnen sich aus den tatsächlichen im Mailserver vorhandenen Postfächern.
    „Domain“ bedeutet hier Internet-Domain, also das, was hinter dem @-Zeichen in der E-Mailadresse steht.
    Handelt es sich bei den unterschiedlichen Domains eines Kunden um dieselbe Firma auf demselben Mailserver, so wird die Lizenz nur einmal berechnet.
    Es muss aber für jede „Domain“ eine Lizenz auf der Appliance eingetragen werden, die archiviert werden soll.

    Beispiel:
    @xnetsolutions.de
    @xnetsolutions.com
    @xnet-solutions.de
    @xnet.de

    In der Regel sind dies auch die Aliase der einzelnen Postfachbenutzer, wie z.B.:
    a.maier@xnetsolutions.de
    a.maier @xnetsolutions.com
    a.maier @xnet-solutions.de
    a.maier @xnet.de
    >> zählen alle als 1 Postfach

    Ebenso zählen weitere Aliase nicht als extra Postfächer wie z.B.:
    a.maier@xnetsolutions.de
    anton.maier@xnetsolutions.de
    maier.anton@xnetsolutions.de
    maier.a@xnetsolutions.de
    >> zählen alle als 1 Postfach

    Handelt es sich bei der Domain um eine rechtlich andere Firma, die aber auf demselben Mailserver betrieben wird und in derselben Appliance/Datenbank mit archiviert wird, wird für diese Domain eine separate Lizenz berechnet.

    Beispiel:
    @firma1.de
    @firma2.de
    >> 2 Firmen, 2 berechnete Lizenzen auf einer Appliance.

    Grundregel: Postfachanzahl richtet sich nach der tatsächlich vorhandenen Anzahl von Menschen in der Firma, die Postfächer besitzen.

  • Müssen zur Archivierung von gemeinsam genutzten Postfächern Lizenzen erworben werden?

    NEIN. Sammelpostfächer können grundsätzlich ohne eine Erweiterung der Benutzerlizenzen archiviert werden. Der Zugriff darauf erfolgt über vom Administrator zugewiesene autorisierte Benutzer.

  • Können Lizenzen ausgeschiedener Mitarbeiter neu verwendet werden?

    JA. Scheidet ein bereits lizenzierter Benutzer aus dem Unternehmen aus, so wird dessen Lizenz wieder frei. Das Archiv des Benutzers bleibt aber erhalten und kann vom Administrator anderen autorisierten Benutzern wieder zugewiesen werden.

  • In welcher Form wird SX-MailArchive ausgeliefert?

    Entweder als vorkonfigurierte Hardware-Appliance oder als Softwaredownload im ISO-Format zur Erstinstallation unter VMWare ESX Server, Hyper-V oder XEN.

  • Wie einfach ist der Einstieg in SX-MailArchive?

    Die Einrichtung der Archivierungslösungen von XnetSolutions können Sie selbst extrem schnell und mühelos vornehmen, da sie bei der Erstinstallation weitgehend von unserem Support unterstützt werden. Die meisten Benutzer waren innerhalb einer Stunde einsatzbereit und es fallen keine zusätzlichen Kosten für die Ersteinrichtung, Implementierung oder den Import vorhandener Daten an.

  • Werden auch BCC-E-Mails archiviert?

    Nein, BCC-E-Mails können Prinzip bedingt nicht archiviert werden! Hier fehlt im E-Mail Header der Empfänger, somit kann diese E-Mail niemandem zugeordnet werden und auch nicht mehr gefunden werden.
    Grundsätzlich können auch nur E-Mails archiviert werden, die RFC822-konform sind!

  • Ist die Appliance zertifiziert bzw. ist eine Zertifizierung eine Voraussetzung?

    Nein und das ist nach der GOBD auch keine gesetzlich vorgeschriebene Voraussetzung. So werden von den Finanzbehörden auch keine Positivtestate erteilt.
    Wir können ein Zertifikat auch nicht anbieten – einfach deswegen weil die Zertifizierung nicht für das Produkt allgemein erfolgen kann, sondern nur für die konkrete Implementierung im Unternehmen. Weiter gibt es hier keinen einheitlichen Standard oder Anforderungskatalog für die Zertifizierung (also in der GOBD nicht festgelegt).
    Der Kunde kann sich also einen Berater (z.B. Wirtschaftsprüfer) holen, der ihm ein Zertifikat für seinen Archivierungsprozess und Lösung ausstellt. Wir als Herstellerkönnen hier nicht eine rechtsverbindliche Aussage gegenüber dem einzelnen Kunden machen.
    Es gibt Hersteller von Lösungen, die das in Ihrer öffentlichen Produktbeschreibung nicht ganz so eng sehen und den Eindruck erwecken es gäbe diese allgemeine Freigabe/Bestätigung.

Was unsere Kunden sagen

It just work‘s! In den BW-Spielbanken GmbH & Co. KG ist das Softwaretool SX-MailCrypt der Firma XnetSolutions seit 2014 im Einsatz. Die virtuelle Applikation läuft seit Beginn fehlerfrei und absolut zuverlässig. Die BW Spielbanken sind ein Unternehmen mit drei Standorten und ca. 500 Mitarbeiter. Im Rahmen der Weiterentwicklung des Themas Informationssicherheit sind wir auf SX-MailCrypt aufmerksam geworden und haben das Tool innerhalb weniger Wochen produktiv eingesetzt. Wir sind überaus zufrieden mit der kompetenten Beratung der Firma XnetSolutions und der guten Erreichbarkeit des Supportteams. Geplante Änderungen und Updates wurden problemlos und nahezu ohne Ausfallzeiten umgesetzt. Bei der Zertifizierung nach ISO 27001 wurde das Produkt im Kontext unserer operativen Prozesse von den Auditoren der unabhängigen Zertifizierungsgesellschaft lobend erwähnt und sehr positiv bewertet. Dieser Einschätzung kann ich mich nur anschließen und meine uneingeschränkte Empfehlung für das Softwaretool SX-MailCrypt aussprechen.
Christopher Nolz – IT-Abteilung,
Baden-Württembergische Spielbanken GmbH & Co. KG
Wir setzen seit vielen Jahren auf XnetSolutions als unser Partner im Bereich Sicherheit.  Kompetente Beratung, aktuelle Technologien, ein partnerschaftliches Miteinander und schneller Support zeichnet für uns die gute Zusammenarbeit aus.  Als Partner in einem komplizierten und änderungsfreudigen Umfeld schätzen wir XnetSolutions und deren Betreuung sehr.
Corinna Watterott – Leiterin IT,
Paul Bauder GmbH & Co. KG
Eine kostenfreie Teststellung hat uns schnell davon überzeugt, mit dem SX-MailCrypt die richtige Komplettlösung für E-Mail-Verschlüsselung gefunden zu haben. Durch die schnelle und kompetente Support-Unterstützung aus Herrenberg konnte die Testinstallation mühelos in unsere Mail-Infrastruktur eingebunden werden. Die internen User, verschiedenste Kommunikationspartner, Systemadministratoren und nicht zuletzt der Datenschutzbeauftragte haben sich für den dauerhaften Einsatz der Lösung ausgesprochen. Wir können das Produkt und die Firma sehr empfehlen.
Gert Walter – IT-Leitung,
Stadt Brandenburg an der Havel
XnetSolutions begleitet unsere Kanzlei seit 2007. In der Regel gibt es keine Probleme und falls es doch einmal Schwierigkeiten  gab, wurden diese umgehend zur vollsten Zufriedenheit und innerhalb kürzester Zeit behoben. Wir können XnetSolutions absolut empfehlen.
Jessica Both,
Kanzlei Knoblauch, Sprenger, Kachur, Schneider
Als Sondermaschinenbauer wurden wir vor vielen Jahren auf XnetSolutions aufmerksam, haben uns jedoch lange Zeit davor gescheut, die Ersteinrichtung einer E-Mail Verschlüsselung in Auftrag zu geben. Die immer wieder in unregelmäßigen Abständen erfolgte sehr sympathisch vorgetragene Erinnerung durch den Vertrieb von XnetSolutions hat uns schlussendlich im letzten Jahr zu einer Probestellung ermutigt, die sehr positiv ausgefallen ist und sogar unseren externen Datenschützer restlos überzeugte. Wir sind sehr dankbar, eine bestens funktionierende und einfach zu nutzende E-Mail Verschlüsselung erhalten zu haben und bestätigen hiermit gerne die immer freundliche und sehr kompetente Unterstützung durch Ihren Vertrieb und Service.
Wilfried Siepen – Kaufmännischer Leiter,
Ludwig Schwerdtel GmbH
Stets freundlich, zeitnah und mit großer Kompetenz löst XnetSolutions unsere Probleme und bietet gute Lösungsansätze für unsere IT-Anforderungen.
Horst Weihrauch – Geschäftsführer,
Weihrauch Uhlendorf
Wir sind seit sehr langer Zeit Kunde bei XnetSolutions und haben mehrere ihrer Produkte erfolgreich im Einsatz. Sollte es doch einmal technisch an der ein oder anderen Stelle zwicken oder es schnelle Problemlösungen benötigen, dann ist es v.a. der professionelle Support, der uns stets rasch und zielorientiert zu Hilfe kommt. Mehr geht nicht.
Matthias Klenner – Referatsleiter IT,
Bezirk Niederbayern
Seit Oktober 2019 nutzen wir SX-MailCrypt zur Mailverschlüsselung im Landratsamt Garmisch-Partenkirchen. Das Produkt funktioniert wie versprochen und der fachkundige Support von XnetSolutions hat uns, gerade in der Einführungsphase, wirklich gut unterstützt. Auch bei speziellen Problemen, war XnetSolutions bisher stets ein zuverlässiger Partner.
Jörg Falch,
Landratsamt Garmisch-Partenkirchen
Als Systemadministrator an einem privaten Gymnasium bekam ich 2017 zum erstmal Kontakt zu XnetSolutions. Der Umstieg, im gleichen Jahr, auf eine neue Hardware erfolgte völlig „schmerzfrei“ und ohne Probleme. Für den Support und die Kundenfreundlichkeit am Telefon würde ich 15 Punkte vergeben. Besonderen Dank an Hr. Rödiger, der mit seiner ruhigen Art, mir jedes große „P“ genommen hat und immer eine Lösung hatte.
Ulrich Speer – IT-Administration,
Gymnasium Andreanum Hildesheim
Seit vielen Jahren sind wir zufriedener Kunde der XnetSolutions KG. Jeder Zeit konnten wir uns auf schnelle und kompetente Unterstützung verlassen. Alle bei uns eingesetzten Hard- bzw. Softwarekomponenten laufen äußerst stabil und zuverlässig.
Dipl.-Ing. Martin Rolke,
Tridelta Dortmund GmbH
XnetSolutions erweist sich seit vielen Jahren als zuverlässiger Partner. Wir sind mit dem Produkt sehr zufrieden. Die Zusammenarbeit ist hervorragend. Der sehr gute Support hat uns bei Fragen und Problemen immer schnell und kompetent geholfen. Wir schätzen die Zusammenarbeit und empfehlen XnetSolutions sehr gerne weiter.
Dariusz Nowak – IT-Administration/IT-Management,
Tintometer GmbH
Wir möchten uns für die vielen Jahre guter Zusammenarbeit bedanken. Besonders schätzen wir, dass auf den SX-Gates die komplette Sicherheitssoftware aus einer Hand kommt. Die Systeme laufen sehr zuverlässig und der Support hilft bei Fragen in kürzester Zeit. Sicherheitsprobleme sind bei uns noch nicht aufgetreten.
Evelyn Lange – EDV-Administratorin,
Handwerkskammer Potsdam
Die kompetente Beratung im Vorfeld des Projektes, die unkomplizierte Teststellung der Software, der direkte Support durch den Hersteller und natürlich insbesondere das Produkt selbst haben uns vom SX-MailCrypt überzeugt. Für das von uns vorrangige Ziel, unseren Anwendern Email Sicherheit möglichst unkompliziert am Arbeitsplatz zur Verfügung zu stellen, ist der SX-MailCrypt die Lösung.
Helmut Kramer – Fachdienst Organisation und IT,
Stadt Norden
Seit 1965 haben wir uns mit Produktinnovationen und bester Qualität eine weltweite Spitzenposition am Markt kapazitiver Sensoren erarbeitet. Diesen Anspruch stellen wir nicht nur an uns selbst, sondern auch an unsere Zulieferer und Dienstleister. Seit 2012 setzen wir Produkte von XnetSolutions ein und können einen stabilen und entspannten Dauerbetrieb attestieren. Bei allen Fragen und Anforderungen steht uns der technische Support kurzfristig und qualifiziert zur Seite.
Dipl.-Kfm. Achim Rechner – Kaufmännische Geschäftsleitung,
RECHNER Industrie-Elektronik GmbH
Seit Jahren setzen wir hohes Vertrauen in die IT-Systeme und Erfahrungen der Firma XNetsolutions. Supportanfragen werden zügig und kompetent beantwortet. 
Technisch sichere und hochwertige Komponenten ermöglichen es, dass wir uns auf unser Kerngeschäft konzentrieren können.
Matthias Pessel,
WETZEL & von SEHT
Wir sind seit vielen Jahren zufriedene Kunden von XnetSolutions. Hier stimmt das Gesamtpaket: benutzerfreundliche und leistungsfähige Hard- und Software mit kompetenter, schneller und freundlicher Unterstützung durch den Support.
Dipl.-Inform. FH Thomas Rohkämper,
EZM Edelstahlzieherei Mark GmbH
Wir sind ein Unternehmen im Handwerk mit eigener IT-Abteilung und als Systemhaus für IT Lösungen in der Lokalen Umgebung tätig. Gerade als IT-Abteilung im eigenem Unternehmen sind wir sehr nah am Kunden und den Problemen bzw. Sorgen. Wir schätzen deswegen kompetente Partner die nicht nur verkaufen, sondern auch einen überdurchschnittlichen Support bieten sehr. Diesen haben wir in dem Unternehmen XnetSolutions eindeutig gefunden. Kompetente Beratung, einwandfreie Hardwarelösungen und ein Team das positiv sehr hartnäckig ist und nicht locker lässt, bis ein Problem gelöst ist. Auch unseren Kunden im Bereich IT kommt diese geballte Kompetenz zugute und wir setzen sehr gerne die Hard- bzw. Softwarelösungen von XnetSolutions ein, im eigenen Hause wie auch bei Kunden. Weiter so ...
Rudolf Meyer-Sturm,
Funke GmbH & Co. KG
Wir als langjähriger Partner im Bereich SX-GATE sind vollkommen zufrieden und werten das System als sehr stabil und zuverlässig. Bei Fragen und Problemen konnte uns der Hotline Support immer schnell und vor allem unkompliziert helfen. Vielen Dank für die langjährige Zusammenarbeit und auf weiter zuverlässige Jahre.
Benjamin Schröter – IT-Administrator,
Auto Bierschneider GmbH
Fragen werden beantwortet, Rückrufe klappen. Alles ohne lange Umwege, sondern schnell und direkt; genau so brauche ich diesen Service.
Claus Martin – Geschäftsführer,
MartinMechanic
Seit über 16 Jahren setzen wir SX-GATE in unserem Verein ein und sind von der Komplexität dieses Gerätes, vor allem in Hinblick auf Netzwerksicherheit begeistert. Auch der Support überzeugt durch kurzfristige Realisierung von komplexen Themenstellungen (VPN, Revers-Proxy; Mail-Anbindung …), die auch einem versierten IT-Admin manchmal über den Kopf steigen.
Dipl. Ing. (FH) Armin Genz,
GBV Gruben e.V.
... wir arbeiten schon seit vielen Jahren mit der Firma XnetSolutions zusammen und freuen uns einen Partner gefunden zu haben der sich durch seinen kompetenten und reaktionsschnellen Support auszeichnet. Innovative Produkte und ein kundenfreundliches Backoffice runden für uns das Gesamtbild ab ...
Andreas Golling – Leitung IT,
AWO Württemberg
Sehr geehrtes XnetSolutions - Team, vor über einem Jahr suchten wir nach einen System, dass zentral unsere Email-Verschlüsselung verwaltet. Was wir fanden war viel mehr.
 Es waren nicht nur die zentralisierte Verwaltung der Signaturen, es war viel mehr ein Komplettpaket für eine intelligente und sichere Email-Kommunikationslösung.
 Besonders betonen möchte ich die unglaublich kompetente freundliche und hilfsbereite Unterstützung aus dem ganzen Haus.
 Man fühlt sich sehr aufgehoben und immer bestens betreut und beraten.

 Die Möglichkeit die Anwendung unserer Wahl erstmal absolut kostenfrei und unverbindlich zu testen, gab uns als Kunde Sicherheit und zeigt das Vertrauen in das eigene Produkt.

 Ihre Produkte und Ihren großartigen Service/Beratung können wir mit dem besten Gewissen jederzeit weiter empfehlen. Auf eine langjährige weitere gute Zusammenarbeit.
Harald Werner - Leiter der IT,
Stadt Lohr a. Main
Unser Verband nutzt seit vielen Jahren an verschiedenen Standorten Hard- und Software von XnetSolutions. Die Systeme wie Firewalls oder auch E-Mail-Archivierung und -Verschlüsselung sind gut aufeinander abgestimmt und werden lauffähig hinterlassen. Probleme? Natürlich, gibt es immer und überall! Aber es gibt auch den Support, der immer wieder aus der Patsche hilft …
Thore Josewski – Fachbereich EDV,
SoVD-Landesverband Niedersachsen e.V.
Wir haben SX-GATE und den SX-MailCrypt seit Jahren erfolgreich in Betrieb. Die Unterstützung seitens XNET ist zu jeder Zeit schnell, professionell und unbürokratisch. Wir können XNET Solutions und die Produkte gerne uneingeschränkt weiterempfehlen.
Wolfgang Thoma, Msc – Leiter IT Mühldorf,
InnKlinikum Altötting und Mühldorf
Stabil und unauffällig gut! Durchdachte Oberfläche und einfache Bedienung! Weiter so!
Marco Tief – IT-Sachgebietsleiter,
Kreisverwaltung Bad Kreuznach
Bei uns ist das Gateway unter anderem für die Mailverschlüsselung im Bereich Marktpartnerdatenaustauch im Strombereich im Einsatz. Die Möglichkeit, die Verwaltung der Zertifikate an andere Benutzer in der Fachabteilung zu delegieren, ist für uns eine große Erleichterung. Ein weiterer Punkt ist die Domainverschüsselung. Da schon einige Behörden und Partnerfirmen ebenfalls SX-MailCrypt im Einsatz haben, ist hier schon automatisch die Mailkommunikation verschlüsselt ohne dass die Benutzer sich darum kümmern müssen. Die Unterstützung bei der Einrichtung des Gateways war zu unserer vollsten Zufriedenheit. Das System läuft seit Januar 2019 ohne Probleme. Außer dem Einspielen von Updates ist kein Administrationsaufwand entstanden. Auch der Support musste bisher nicht in Anspruch genommen werden.
Markus Becker,
Stadtwerke Konstanz
Wir waren beeindruckt von der kurzen Umsetzungsphase, der einfachen Implementierung in unsere vorhandene Infrastruktur und der Bedienerfreundlichkeit für Sachbearbeiter und Bürger.
Dipl.-Ing. (FH) Oliver Mummert,
Stadt Gütersloh
An dieser Stelle möchte ich mich bei der Firma XnetSolutions bedanken. Ihr Team ist immer gut zu erreichen und in allen Situationen, auch über die größere Distanz, sehr schnell zur Stelle, so dass alle Punkte im Praxisablauf schnell geklärt werden können. Die telefonische Unterstützung hat sich um alle Sicherheitsbelange unseres Unternehmens in herausragender Weise gekümmert. Ihr Support ist zuverlässig, schnell und kompetent. Unser IT-Security Partner XnetSolutions aus Herrenberg genießt unser vollstes Vertrauen!
Claude Greiner,
Haus Rabenhorst O.Lauffs GmbH & Co. KG
Als ein besonders auf Sicherheit bedachter Kunde bin ich seit vielen Jahren sehr zufrieden mit den Produkten der Firma XnetSolutions KG. Insbesondere zu erwähnen ist die hervorragende Hotline und die jederzeit kompetente und freundliche Unterstützung.
Clemens Michalski,
Amt Moorrege
Mit der Firma XnetSolutions arbeiten wir seit über fünf Jahren sehr gut zusammen. Wir schätzen den überdurchschnittlich guten Support. Die langjährig erfahrenen Mitarbeiter nehmen sich Zeit. Ein freundlicher und höflicher Umgang erhöht unsere Zufriedenheit als Kunde. Sehr empfehlenswert.
Uwe Bort,
Eduard Lutz Schrauben-Werkzeuge GmbH
XnetSolutions – zuverlässig, immer aktuell und kompetent Unsere neue Firmierung ist das klare Bekenntnis zu unserer Unternehmensstrategie als Deutschlands größte BRAU-MANUFAKTUR, in der zu einhundert Prozent nach überlieferter traditioneller Handwerkskunst gebraut wird. Seit 1992 hat die Landskron Brauerei beim härtesten Biertest der Welt durch die Deutsche Landwirtschafts Gesellschaft (DLG) regelmäßig höchste Prämierungen erzielt und damit eine nachhaltige Qualitätsfähigkeit bewiesen. Nicht zuletzt halfen uns dabei immer wieder auch die modernsten Kommunikationsmedien. Seit über 10 Jahren setzen wir dabei Produkte von XnetSolutions ein. Wir sind damit sehr zufrieden, sie sind technisch ausgereift, leicht zu administrieren und der Support ist schnell, zuverlässig und vor allem kompetent.
Lutz Wendt,
Landskron BRAU-MANUFAKTUR GmbH & Co.KG
Wir arbeiten seit vielen Jahren mit XnetSolutions zusammen, und wurden immer schnell und effektiv bedient! Ganz besonders sind wir mit dem Support Team zufrieden, das uns sehr kompetent und nachhaltig unterstützt hat. Keine Frage bleibt unbeantwortet, kein Problem ungelöst.
Roland Striffler,
Daxner International GmbH
Ich war mit der Hotline-Leistung sehr zufrieden. Zudem erfolgte der Support umgehend, freundlich und sehr kompetent. So wünsche ich mir das als Kunde.
Jörg Müller,
Tourismus-Zentrale St.Peter-Ording
Als modernes Eisenbahnunternehmen in der Metropolregion Hamburg unterliegen wir starkem Wettbewerb. Unser anhaltender Erfolg liegt in der unbedingten Kundenorientierung. Eine leistungsfähige und ausfallsichere IT Infrastruktur bildet die Grundlage hierfür. Die Security Lösungen von XnetSolutions sind dabei seit vielen Jahren ein wesentlicher Bestandteil der Infrastruktur.
Frank Dubberke,
AKN Eisenbahn AG
Durch eine Empfehlung unseres DATEV Partners sind wir auf die Produkte von XnetSolutions aufmerksam geworden. Die Installation durch unseren Lieferanten konnte in kurzer Zeit erfolgen. Seit dem Einsatz dieser Produkte und der professionellen Unterstützung sind die früher regelmäßig aufgetretenen Probleme endgültig beseitigt. Daher von uns eine eindeutige Kaufempfehlung.
Nikolaus P. Blaesius,
Steuerberater
Über unsere ehemalige externe Hardware-Betreuung sind wir direkter Partner von Xnetsolutions geworden. Zu Anfang hatten wir nur das SX-GATE, welches wir 2014 aufgrund eines alten Hardware-Standes, erneuern mussten, im Einsatz. Erweitert haben wir dies durch das SX-MailArchive und den SecureUSB-Stick. Hier war eine kompetente Beratung super. Durch den kompetenten Support war das Einrichten des neuen SX-GATE und SX-MailArchive problemlos möglich. Gleiches gilt für den SecureUSB-Stick. Der Support, auch bei "kleinen" Dingen, ist problemlos und umgehend. Auch im Hardware-Bereich ist ein Tauschgerät bzw. die Reparatur binnen Stunden möglich. Hier fühlt sich nicht nur der IT-Spezialist sondern auch der IT-Anwender gut aufgehoben. XnetSolutions ist für uns als Mittelstandsunternehmen eine sehr gute und überschaubare Lösung.
Sibylle Rauser,
Bösinger Fleischwaren GmbH
Da ich selbst in der IT tätig bin, weiß ich sehr gut, dass sich die Kunden oft zu Wort melden, wenn etwas nicht klappt. Wenn’s gut läuft, meldet sich keiner. Bei uns sagt man: "Nix g’sagt, is g’lobt gnua!" Ich möchte hier eine Ausnahme machen und mich zu Wort melden: Ich möchte mich ausdrücklich bei Ihrem Team, insbesondere bei Herrn Rödiger, für das Engagement und die Hilfen bedanken, die wir bereits seit vielen Jahren erfahren dürfen! Es ist leider nicht immer selbstverständlich, dass man beim Einsatz von komplexen Techniken und Verfahren eine so kompetente und hilfsbereite Hotline hinter sich weiß, wie es bei Ihrem Team der Fall ist. Da hat man ein gutes Bauchgefühl!
Matthias Klenner,
Bezirk Niederbayern
Wir von der Stadt Waldkraiburg, arbeiten seit vielen Jahren mit XnetSolutions zusammen, setzen SX-GATE als Webproxy und E-Mailfilter für unsere rund 150 Anwender ein. Kompetente Beratung, vor allem bei aktuellen Themen und ein ausgezeichneter Support stechen für uns besonders hervor.
Thomas Hundhammer,
Stadtverwaltung Waldkraiburg
Produktdatenblatt downloaden (0.6 MB)

Detaillierte Informationen zur Installation und Einrichtung des Produkts bekommen Sie auf unserer Support Seite.


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